Onnistuneen käyttöönottoprojektin kulmakivet

26.10.2016

Minulla oli ilo käydä eilen asiakkaallamme palveluiden käyttöönottoprojektin päätöspalaverissa yhdessä projektin päävastuullisen palvelupäällikön ja myyjämme kanssa. Erityisesti mieltäni lämmitti tilaisuudessa puolin ja toisin jaettu palaute projektin kokemuksista.

En halua tässä kirjoituksessa alkaa jakamaan syvällisiä neuvoja projektin läpiviennistä, mutta muutamia nostoja siitä voi silti tehdä. Mikäli haluat tutustua projektointimalliimme tarkemmin, voit olla yhteydessä minuun – myyntimme voi lisäksi auttaa, jos haluat tutustua malliimme käytännön tasolla.

Ohessa muutamia nostoja, jotka nousivat päätöspalaverissa esille:

 

Viestintä, viestintä ja viestintä – Onnistuneen projektin kolme tärkeintä edellytystekijää.

Perustelen väitettä sillä, että oikea-aikaisella ja riittävällä viestinnällä voimme voittaa projektissa todella paljon. Kommunikaatiopalvelut, vaikka ne ovatkin työnantajan tarjoamia ”työkaluja”, ovat henkilöstölle todelle henkilökohtaisia erityisesti matkapuhelimen osalta. Mikäli omaan matkapuhelinliittymään tulee täysin yllättäen muutoksia, olemme epäonnistuneet projektissa.

Viestintää vaatii myös uusien toimintamallien omaksuminen ja käyttöönotto. Aikaisemminhan soittaja usein määritteli miten ja missä puhelu vastaanotetaan missä kanavassa hän haluaa vastaanottajan puheluitaan puhuvan – nykyaikaisessa mallissa puhelun vastaanottaja voi itse päättää vaikka ”lennossa” mikä päätelaite on tilanteeseen sopivin, tai hän voi antaa automatiikan hoitaa puheluiden ohjautumisen oikeaan paikkaan, onpa se sitten yrityksen puhelinvaihde, kollega tai joku muu numero. Vain tehokkaalla viestinnällä uudet toimintamallit ja käytänteet saadaan kaikkien käyttöön, eikä puhelut mene enää ikävästi solmuun.

 

Projektin hallinnointi

Projektin hallinnointi ja aikatauluttaminen on tietysti onnistuneen projektin keskiössä, ja tämän osalta projektipäällikkö on paljon vartijana. Kaikki projektiemme vastuuhenkilöt ovat kokeneita projektityöskentelyn ammattilaisia, mutta sen lisäksi projektimalliimme kuuluu aina nimetyt henkilöt tukiorganisaatioissamme.

Projektin hallinnointia auttaa merkittävästi yhteiset työkalut projektivaiheessa. Kaikissa toimitusprojekteissa käytämme asiakkaan kanssa yhteistä, Benemenin projektia varten toimittamaa, hallintatyökalua. Työkalun kautta välitämme asiakkaamme kanssa projektin kannalta tärkeitä tiedostoja, seuraamme projektin etenemistä ja varmistamme aikataulun paikkansapitävyyden. Projektimme läpivienti on täysin läpinäkyvää, kun asiakas voi milloin tahansa käydä tarkastelemassa projektiemme tilannetta alitehtävätasolla.

 

Yhteistyö, luottamus ja yhteinen maali

Saumaton yhteistyö organisaatiorajojen yli koko projektiryhmän välillä mahdollistaa onnistuneen projektin läpiviennin. Tällöin myös koko projektiryhmällä on selvillä yhteinen maali omien alitehtävien suorittamisen sijaan. Lopputuloksen kannalta on merkityksellinen ero sillä, että teemme nimenomaisesti yhteistä asiakkaan prosessit huomioivaa projektia, emmekä yksittäisiä suoritteita eri puolilla organisaatioita – ainakin itsellä on hieman vaikea kuvitella, että saumaton ja yhtenäinen kommunikaatioratkaisu saataisiin toteutettua kovin siiloutuneena ja saarekkeisena.

 

Niin, ja mikä se palaute projektista oli?

Projektimme oli asiakkaan sanojen mukaan johdettu oppikirjamaisesti, siinä oli jämäkkyyttä, eikä asiat missään vaiheessa lipsuneet. Vastaava ei kuulemma ole täysin itsestäänselvyys IT- ja kommunikaatioprojekteissa.

 

Tästä on hyvä jatkaa eteenpäin kohti seuraavia palveluiden käyttöönottoja.

 

Terveisin,

Sami

 

Kirjoittaja:

Sami Häyrynen, Asiakkuusjohtaja, Benemen Finland Oy